貸し会議室とは、主に会議や打ち合わせをする場所を設備と共に一定時間貸し出す会議スペースもしくはサービスそのもののことです。いまでは、会議や打ち合わせ以外にも、面接会場や展示会場、イベント会場としてもご利用されることが増えてきました。

貸し会議室の他にもレンタルスペースやイベントホールなど用途によってさまざまな種類があります。

貸し会議室のメリット

貸し会議室を借りるメリットは以下の３点です。

開催する場所を選べる

貸し会議室の多くは、会社が集まっているところや駅チカでアクセスのよい場所にありますが、場所によって立地条件や周辺環境が変わりますので、ご自身の目的に合わせて選ぶことができます。例えば、自社が郊外にあるため、取引先に集まってもらうには不便という場合は、分かりやすくアクセスの良い会議室を借りることで解決できるでしょう。

また、催しや会議を行う場合は行きやすく帰りやすい、駅チカの会場を利用することで参加者も気兼ねなくいけるようになり、参加率がアップします。

集中できる環境で会議ができる

貸し会議室を利用することで、社内から分断された環境におかれ、より集中して会議を進められます。

社外で会議を行うことをオフサイトミーティングと言います。社内会議でマンネリ化した際にオフサイトミーティングを行うことで、新鮮な気持ちになりモチベーションが上がったり、集中力があがり新たなアイデアが生まれたりします。

必要な設備が整っている

貸し会議室の利用用途は、会議や打ち合わせ、研修、面接、セミナー、展示会、商談などさまざまです。また、それぞれのシーンで必要となる設備が異なります。

自社内に設備が整っていない場合や設備はあるが社内の部屋がそこまで大きくなく、大人数に対応できない場合は、設備が整っていて部屋のサイズも選べる貸し会議室が良いでしょう。

運営会社にもよりますが、貸し会議室は設備を無料もしくはレンタルで利用することができます。
設備の有無で会議参加者への伝わり方や情報共有度が変わってきますので、会議を効率的に行えることも貸し会議室を借りるメリットのひとつです。

貸し会議室のデメリット

貸し会議室を借りるにあたってのデメリットは以下の３点です。

費用がかかる

貸し会議室を利用するにあたり費用が必要となりますが、大規模な会議室や設備が充実している施設は費用も割高になるところもあります。また、運営会社によって利用できる設備がオプションとなり、別途料金が発生する場合もありますので、事前に下調べするといいでしょう。

自社内に会議室がある場合は、会議の頻度や人数に応じて貸し会議室を借りるのか検討することでコスト削減に繋がります。

事前予約が必要

貸し会議室は基本的に事前予約が必要です。

価格に対してのコスパが良いところや駅チカなどの立地が良いなどの人気な場所は、予約が取りにくい場合があります。

特定の日や期間に借りたい場合は、早めに予約を行い会議室を押さえておく必要があります。

仕事スペースから移動する必要がある

貸し会議室に移動する時間や手間がかかることも頭に入れておきましょう。貸し会議室を利用して取引先との打ち合わせ等行う場合は、事前に取引先の方にも連絡を行う必要があります。

駅から遠すぎると負担になってしまうので、できるだけアクセスの良い場所を選ぶことをおすすめいたします。

貸し会議室を活用しよう

貸し会議室は用途によって場所を選ぶことができるため、そのシチュエーションごとにあわせて適切な広さ、設備が備わった貸し会議室を借りることが大切です。

①社内会議スペースが空いていないとき、大人数のとき

貸し会議室は数名からご利用できるため、ちょっとした会議や取引先との打ち合わせにもご活用いただけます。

また、参加人数が多い会議の場合もおすすめです。

目的にあったレイアウトやプロジェクター、マイクなどの設備を利用をすることで、より効率的に会議を進められます。また、貸し会議室によっては事前にセッティングしてくれるところもあるので、到着後すぐに会議を始められるのもおすすめポイントです。

②研修やセミナー

研修やセミナーを行うときも広さや設備が充実している貸し会議室を利用することで、スムーズに開催することができます。事前セッティングのほかにも荷物の搬入ができるところもあり、資料等の重いものを持ち運びしなくてよくなり、開催者側のストレス緩和に繋がります。

また、自社よりもアクセスの良い貸し会議室を利用することで参加率が上がったり、参加者側も整った設備や環境で受けることができます。

③貸切イベント

貸し会議室は場所によって貸切で利用できる場合があります。

貸切にすることで展示会やイベントなどが開催でき、出店ブースや控室といったように自由にカスタマイズすることが可能になります。イベントにあわせて貸し会議室を選ぶと良いでしょう。

札幌市中央区のカタオカビル貸会議室

2025.02