貸し会議室の探し方5つのポイント

1.収容人数

第一に確認したいのが、収容人数です。数名で利用するのか、それとも50名以上など広いスペースが必要なのかを検討しましょう。

貸し会議室の検索システムなどでは「収容人数」という表記がありますが、数値は最大人数です。

利用者数ピッタリに予約をしてしまうと、荷物を置くスペースがなかったり、隣の人との距離が近すぎたりするなどのトラブルが生じかねません。

利用目的によっては、机の配置を並列や円型へと移動させることもあるでしょう。

ゆとりをもった配置にできるか、イスを置いても窮屈でないかなどの空間レイアウトも同時にお考え下さい。円滑に利用するなら、適度に広さがある会場選びを心がけると良いでしょう。

貸し会議室の交通アクセスは便利に越したことはありません。

例えば、様々な人が集まりやすいように主要駅やバス停から近い場所や、雨に濡れずに移動できる貸し会議室はおすすめです。

ただし、会社の会議室が足りないから貸し会議室を利用する際は、移動時間を短縮するためにも会社から近いところを選ぶのが得策です。

特に、荷物が多い場合などは、交通アクセスだけでなく会社からの距離も検討してください。

貸し会議室室を初めて利用される方の中には、どの貸し会議室も設備が整っているとお考えかもしれません。

例えば、パソコン関係ではインターネット設備や電源、延長コード、変換アダプターといった備品が挙げられます。

また、ホワイトボードやボード用のペン、プロジェクターも使う頻度が多いのではないでしょうか。

ですが、貸し会議室の中には、延長コードや電源変換アダプターの用意がなかったり、用意があっても無料利用できず、オプション料金がかかったりするケースがあります。

いざ会議室を利用する当日になって備品がない！有料オプションを申し込んでいなかった！とならないために、備品の有無や利用料金は事前に確認しておいてください。

一方で、特別な設備を提供している貸会議室もあります。

例えば、弊社が札幌市中央区で運営している貸し会議室「カタオカビル」では、50インチモニター常設のお部屋もご用意しております。

貸し会議室の料金体系は様々ですので、契約前によく検討してください。

1時間から利用できる貸し会議室もあれば、2時間以上でその後の延長は30分単位で料金が加算されるところもあります。

2時間や3時間といった時間枠や午前や午後、一日貸し切りといったプランを設けている場合もありますので、予算や利用目的に応じて選びましょう。

ただし、時間貸しの場合、延長したくてもできないケースにお気を付けください。自分の予約のすぐ後に別の利用者の予約が入っている場合や、利用には数日前に予約が必要な場合は特に注意が必要です。

円滑に使うためにも、時間の余裕をもって予約すると良いでしょう。

貸し会議室を初めから終わりまで快適に使うためにも、事前に契約内容や利用規約を確認しましょう。

特に確認しておきたいのは、時間管理です。「入室は予約時間以降しかできないのか、それとも10分ほど前から可能か」、「退室が5分程度遅れた場合、延長料金はかかるのか？かかるとすれば延長料金はいくら加算されるか」なども調べておきましょう。

また、ゴミ処理や飲食についても確認しましょう。会議室内にゴミ箱が設置されていても持ち帰らないといけない場合や、室内での食事が禁止されている場合もあります。

契約違反をした場合、今後の利用が禁止される場合もありますので、契約内容は必ずご確認ください。