近年は社内の会議室を使わずに、社外の貸し会議室で会議やセミナーなどを行う会社が増えています。貸し会議室は設備が整っているので、参加者が多数いても落ち着いて会議などを行えるのが人気の理由ですが、実際に貸し会議室を利用するまでにどのような手順を踏めばいいのかわからない人も多いようです。

社外の貸し会議室を借りる場合は、会議室の規模・アクセス・予約方法・料金・支払い方法などを調べて、理解してから利用しなければなりません。

今回は、弊社が運営している「カタオカビル貸し会議室」の予約から返却までの流れを紹介いたします。

予約から返却までの流れと注意点

｜予約方法

貸し会議室を利用する際は予約をとらなくてはなりませんが、利用希望日に空いているかを確認する必要があります。カタオカビル貸し会議室では、直接お電話いただく、もしくはホームページから空き状況を確認することができ、空きがございましたら予約の申し込みを行います。その後、担当者よりメールでご連絡させていただき、内容にお間違えなければ予約確定となります。

また、弊社では既にお部屋に完備されているものと、有料で貸し出ししている備品がございますので事前にご確認下さい。

｜会議室料金の支払い

貸し会議室の予約を取りましたら、利用開始時間前までに料金の支払いをお願いしております。支払い方法は事前振込または、当日会議室ご利用前に現金かPayPayでお支払いいただいております。

｜返却について

貸し会議室の鍵は、ご予約時間内に返却をお願いしております。万が一、予約時間を過ぎてしまいますと延長料金が発生致しますのでご注意下さい。カタオカビル貸し会議室では、利用終了後の片付けを全て弊社のスタッフが行っていますので、原状復帰の必要はなくそのままお帰りいただけます。

｜予約のキャンセルについて

もしも予約をキャンセルしなくてはいけない際は、お早めにお知らせください。

ご利用日の１４日前～８日前は室料の５０％、７日前～当日までは室料の１００％のキャンセル料が発生致します。また、オプションの当日キャンセルも１００％のキャンセル料が発生致しますのでご注意ください。

以上の流れが、カタオカビル貸し会議室の利用手順となります。

それぞれの貸し会議室によって細かいルールがあり、利用方法が異なりますので事前にしっかりと確認するようにしてください。

また、札幌で貸し会議室をお探しの方はぜひ「カタオカビル貸し会議室」をご利用下さいませ。