札幌市中央区の貸し会議室は2022年から急速に増えております。

社内会議室が予約で埋まっている場合や、大事なお客様をお迎えするのに応接室がない場合の会議スペース探しにお困りではありませんか？

特に初めて貸し会議室を利用される方は、どのような貸し会議室を選べば良いか迷うことでしょう。

本記事では、札幌市中央区で貸し会議室を運営している弊社が、貸会議室の探し方をご紹介します。大きく5つのポイントにまとめましたので、ご活用ください。

貸し会議室の探し方5つのポイント

1.収容人数

第一に確認したいのが、収容人数です。数名で利用するのか、それとも50名以上など広いスペースが必要なのかを検討しましょう。

貸し会議室の検索システムなどでは「収容人数」という表記がありますが、数値は最大人数です。

利用者数ピッタリに予約をしてしまうと、荷物を置くスペースがなかったり、隣の人との距離が近すぎたりするなどのトラブルが生じかねません。

利用目的によっては、机の配置を並列や円型へと移動させることもあるでしょう。

ゆとりをもった配置にできるか、イスを置いても窮屈でないかなどの空間レイアウトも同時にお考え下さい。円滑に利用するなら、適度に広さがある会場選びを心がけると良いでしょう。

2.交通アクセス

貸し会議室の交通アクセスは便利に越したことはありません。

例えば、様々な人が集まりやすいように主要駅やバス停から近い場所や、雨に濡れずに移動できる貸し会議室はおすすめです。

ただし、会社の会議室が足りないから貸し会議室を利用する際は、移動時間を短縮するためにも会社から近いところを選ぶのが得策です。

特に、荷物が多い場合などは、交通アクセスだけでなく会社からの距離も検討してください。

3.会場設備

貸し会議室室を初めて利用される方の中には、どの貸し会議室も設備が整っているとお考えかもしれません。

例えば、パソコン関係ではインターネット設備や電源、延長コード、変換アダプターといった備品が挙げられます。

また、ホワイトボードやボード用のペン、プロジェクターも使う頻度が多いのではないでしょうか。

ですが、貸し会議室の中には、延長コードや電源変換アダプターの用意がなかったり、用意があっても無料利用できず、オプション料金がかかったりするケースがあります。

いざ会議室を利用する当日になって備品がない！有料オプションを申し込んでいなかった！とならないために、備品の有無や利用料金は事前に確認しておいてください。

一方で、特別な設備を提供している貸会議室もあります。

例えば、弊社が札幌市中央区で運営している貸し会議室「カタオカビル」では、50インチモニター常設のお部屋もご用意しております。

4.利用料金

貸し会議室の料金体系は様々ですので、契約前によく検討してください。

1時間から利用できる貸し会議室もあれば、2時間以上でその後の延長は30分単位で料金が加算されるところもあります。

2時間や3時間といった時間枠や午前や午後、一日貸し切りといったプランを設けている場合もありますので、予算や利用目的に応じて選びましょう。

ただし、時間貸しの場合、延長したくてもできないケースにお気を付けください。自分の予約のすぐ後に別の利用者の予約が入っている場合や、利用には数日前に予約が必要な場合は特に注意が必要です。

円滑に使うためにも、時間の余裕をもって予約すると良いでしょう。

5.契約内容

貸し会議室を初めから終わりまで快適に使うためにも、事前に契約内容や利用規約を確認しましょう。

特に確認しておきたいのは、時間管理です。「入室は予約時間以降しかできないのか、それとも10分ほど前から可能か」、「退室が5分程度遅れた場合、延長料金はかかるのか？かかるとすれば延長料金はいくら加算されるか」なども調べておきましょう。

また、ゴミ処理や飲食についても確認しましょう。会議室内にゴミ箱が設置されていても持ち帰らないといけない場合や、室内での食事が禁止されている場合もあります。

契約違反をした場合、今後の利用が禁止される場合もありますので、契約内容は必ずご確認ください。

貸し会議室の探し方は優先順位を決めることが重要！

貸し会議室探しのポイントは、収容人数、交通アクセス、会場設備、利用料金、契約内容の5つです。

すべての条件を満たす貸会議室を利用できれば良いですが、実際には難しいかもしれません。

理想の貸し会議室が見つからない場合は、貸し会議室利用の目的に応じて、どの条件を最優先させるのか優先順位をつけることをお勧めします。

例えば、広さを最優先にするのか、それとも、予算内に収めることを優先させるのかを明確にするだけでも、貸し会議室探しのハードルは下がるはずです。

弊社運営の「カタオカビル貸し会議室」は、地下鉄「大通駅」から徒歩2分でアクセスできる好立地です。参加人数や設備で選べる5種類の会議室をご用意し、ミーティングや説明会、試験など目的に合わせて活用いただけます。

17時30分から20時30分までの利用で使える「夜割」、利用3日前から当日までの予約で使える「直割」で、料金がお得になるのも嬉しいポイントです。6回利用で1回無料になるので、ぜひ継続して利用してみてください。

会議・研修といったご利用は勿論のこと、採用説明会・展示会・懇親会など多様な催事でご利用頂いております。

札幌市中央区で貸し会議室をご検討されているなら、「カタオカビル貸し会議室」へお気軽にご相談下さい。